關于如何領導有效的團隊會議的12個技巧

團隊會議有多種用途：決策、頭腦風暴、共享信息，甚至指導。他們?yōu)槟膱F隊建立友情、聯(lián)系和方向。但是，有時，會議以及他們的團隊會忘記最初的目的。

如果雜亂無章且運行不善，整個會議可能失去焦點，并成為浪費時間和員工抗拒的事情。然后你最不想讓你的團隊覺得團隊會議是浪費他們的時間，讓他們遠離更重要的工作。

舉行精彩會議的12中方法

對于糟糕的會議來說，參會者會覺得“生命太短暫了！”，相反，成為一名有效的會議領導者，并使用這些技巧從您的團隊會議中獲得更多價值。

1、有限考慮團隊合作，而不是枯燥的報告

有時，您可能在每周會議中分享的許多信息可以通過另一種更方便的媒介輕松分享，例如，電子郵件等信息傳遞應用程序。當您將此信息發(fā)送給會議參與者時，他們可以自己閱讀。在電子郵件中保留不太重要的信息可以節(jié)省人們在會議中的時間。這意味著有更多的時間用于討論、指定戰(zhàn)略、團隊建設和協(xié)作，而不是報告。富有成果的對話將接踵而至。您的團隊可以花更多的會議時間來相互交流明智的想法，而不是花更少的時間來聽取統(tǒng)計數(shù)據(jù)和公告的雜貨清單。

2、分配會議角色

召開一場富有成效的會議，通常需要做很多事情：做筆記、堅持會議議程，確保每個人都被聽到。團隊會議角色是將這些職責委派給不同團隊成員的好方法，使會議順利進行，同時也教你的團隊如何領導，四個最重要的角色分別是：領導者、記錄著、計時員和質(zhì)疑者。如果您有每周一次的團隊會議或站立會議，請考慮轉(zhuǎn)換角色以迫使團隊成員以不同的方式思考并承擔新的任務。

領導者：負責指定會議議程并選擇會議地點和時間。他們還應該發(fā)現(xiàn)團隊中的每一個人都有空閑時間并發(fā)送會議邀請—GOODEEY的會議投票功能使這一過程變得更加容易。在會議期間，領導通過議程指導小組并保持積極的會議環(huán)境。最后，他們說明接下的步驟并分配行動項目。記錄員：負責會議前的議程協(xié)作和共享。在會議期間，他們記下了行動項目、結論和決定。之后他們編寫、組織和分發(fā)筆記。計時員：負責確保會議按時進行。他們?yōu)樽h程的每個部分分配了待定的時間范圍。在會議期間，如果每個部分的時間不多了，他們會提醒小組成員，并且管理視覺輔助設備（幻燈片、屏幕共享等）。質(zhì)疑者：負責挑戰(zhàn)團隊的假設和想法。即使他們同意一個決定，他們?nèi)匀粫栆恍﹩栴}，這些問題會引起小組成員對其有效性的思考。將此角色視為對會議組成部分的質(zhì)量測試。（這也是會議最精彩的環(huán)節(jié)）

當您的團隊成員在會議期間承擔責任時，他們會更多的參與其中。就像創(chuàng)業(yè)公司的投資者一樣，他們與創(chuàng)業(yè)公司的成功息息相關。因此，當您以明確的目的設立團隊會議角色時，參與度和效率也會提高。

3、向你的團隊征求意見—通過GOODEEY會議通知功能實現(xiàn)全員通知

在您創(chuàng)建會議議程之前，請向您的整個團隊征求意見。也許他們有他們想要充實的想法或他們想要進行的想法討論。或者也許他們想花時間學習一些可以幫助他們在角色中發(fā)展的東西。

例如，也許您管理的銷售代表確實想學習基本的文案，但因為知道您很忙而沒有表達出來。當你問他們想如何度過一些會議時，他們可能會告訴你中肯的意見。最重要的是，當您征求團隊成員的意見時，他們會感受到尊重。

4、創(chuàng)建會議議程—GOODEEY會議預約系統(tǒng)上傳會議附件功能

您的會議議程應概述您的團隊將在整個會議期間做什么，以及他們打算實現(xiàn)的目標。它應該在會議召開前一天分發(fā)給每個團隊成員。如果您在創(chuàng)建會議議程方面需要幫助，可以進入GOODEEY操作指南尋求幫助。

想創(chuàng)建可靠的會議議程，需包括一下內(nèi)容：

會議日程：除了說明會議的結束和開始時間外，還可以嘗試將會議分解為定時小節(jié)。例如，也許您在前10分鐘分享新聞，然后在接下來的30分鐘內(nèi)解決問題，最后留出10分鐘用于提問或想法交流。地點：如果您通過視頻會議平臺開會，請確保每個人都可以訪問該鏈接。如果您通過GOODEEY預訂會議，您可以自動的將企業(yè)微信、釘釘、OA、OUTLOOK等其他平臺添加到邀請中）與會者名單：讓每個人都知道誰來了。此外，有選擇性是值得的。如果有人參加會議既不會獲得利益也不會貢獻價值，請將他們排除在名單之外，讓他們從事當前的工作。會議目的：定義您實際召開會議的原因。如果您想不出一個很好的理由來托管一個，請考慮跳過它。沒有人愿意在特們可以提前完成一天的工作時坐在那里玩弄他們的拇指一個小時。明確的議程項目和目標：標記任何需要做出的決定、必須解決的問題或必須理解的信息。在會議結束時，你應該已經(jīng)完成了這個目標。

重要的是要記住召開會議的原因有很多，您需要向您的團隊說明您在召開哪種類型的會議，以及他們在其中的角色。

5、保護每個人的發(fā)言機會

作為團隊領導者，您需要創(chuàng)造一個安全的環(huán)境，讓您的團隊感到被傾聽和尊重。您需要保護他們發(fā)表意見的機會，并檢查您團隊中的干擾者。有些人更愿意在公共場合發(fā)言。有些不是。大多數(shù)情況下，您需要為后者提供交談的機會。

為此，您可以首先在會議期間詢問您的團隊是否有任何要分享的內(nèi)容。然后，在會議議程中，您可以為這些人安排時間段。此外，在會議結束時，您可以繞一圈，讓每個人都有機會說出任何想法。與其說“最后的想法？”，不如直接叫他們的名字，讓他們知道輪到他們說話了。你最不想要的就是讓天才的想法隱藏在團隊中更內(nèi)向的成員的腦海中。

6、改變你的會議議程順序

您的團隊會議不必總是遵循相同的時間表。這可能會變得單調(diào)。每隔一段時間，用一些特別的東西來激勵和教育你的團隊。一些嘗試的想法包括：

邀請演講嘉賓觀看相關的演講去現(xiàn)場吃午飯慶祝某人的表現(xiàn)或成就教你的團隊一項新技能

為它增添趣味是讓您的團隊從日常工作中獲得樂趣的好方法。此外，他們會期待您的會議。

7、提出鼓勵討論的問題

團隊成員之間的溝通和理解是高效團隊的關鍵因素，尤其是在經(jīng)理和直接下屬之間。要讓您的團隊談論他們的感受、挑戰(zhàn)和需求，請在每月的團隊會議提出一下問題：

這個月我們最大的成就是什么？這是一個很好的機會來慶祝和對出色的工作感到滿意。此外，這是一個以有意義的方式反思您的團隊或公司價值觀的機會。如果您的成就與核心價值一致，請向團隊提及，以便他們進一步優(yōu)化。這個月我們最大的挑戰(zhàn)是什么？每個團隊都會遇到一些挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)會阻礙他們朝著目標前進。不言而喻，這些挑戰(zhàn)將繼續(xù)阻礙生產(chǎn)力，同時也會對團隊的士氣產(chǎn)生負面影響。因此，公開挑戰(zhàn)，并找出克服挑戰(zhàn)的辦法至關重要。哪些資源可以幫助您成功？許多員工覺得，如果他們能夠更好地獲得技術和其他提高效率的資源，他們就能更有效地完成工作。弄清楚您的團隊想要什么。如果它合理且在預算范圍內(nèi)，請考慮如何為他們購買它。公司有哪些可以改進的地方？人們可能會抑制對公司及其文化、優(yōu)先事項或戰(zhàn)略的負面情緒。如果他們不發(fā)表意見，什么都不會改變，所以你需要推動他們說出自己的想法。

當然，如果您已經(jīng)創(chuàng)建了一個然團隊成員能夠安全地分享他們的想法的環(huán)境，那么這些問題只會產(chǎn)生積極和有用的答案。

8、隨時隨地地突出您地會議議程進度

在您完成會議時，提供有關您在議程中的位置的實時更新。例如，當您完成主題一時，請讓與會者非常清楚您現(xiàn)在正在進入主題二。要結束第一部門，請回顧您的團隊做出的結論和決定。這將幫助每個人將討論的內(nèi)容內(nèi)化，并在您進入會議的下一部分時重新激發(fā)他們的參與和注意力。

9、每周改進

每次會議結束后，向團隊成員征求反饋意見。他們的回答將幫助您持續(xù)提高團隊會議的效率。要發(fā)現(xiàn)改進的方法，請?zhí)岢鲆韵聠栴}：

什么有效，什么無效？下次我們可以做些什么來提高效率？議程項目**有實質(zhì)性的幫助嗎？有沒有我們能可以通過其他方式分享的信息？

讓您的團隊成員知道他們的意見時有價值的。這是一個團隊的努力。他們需要告訴你你的會議需要在哪里調(diào)整。

10、跟進行動項目

如果沒有人對您在會議期間指定計劃采取行動，您只是浪費了一個小時而已。并不是人們疏忽了自己的職責。更多的是其他事情出現(xiàn)了，他們忘記了。

因此，請考慮設置提醒，在會議結束后48小時內(nèi)向您的團隊成員發(fā)送電子郵件，以檢查他們是否完成了他們的行動項目。更好的是，在您的項目管理平臺中為團隊成員的行動項目分配截至日期。這樣他們就會記住這樣做，并且您的會議實際上會為下一次會議產(chǎn)生切實的結果。

11、發(fā)送會議記錄回顧

有人需要記錄所有會議記錄，總結要點等，然后發(fā)送會議紀要（討論的所有重要信息）。通過這種方式，人們可以重新了解做出的決定，他們需要對工作做出哪些改變以及任何其他關鍵細節(jié)。這對于那些在會議期間容易分區(qū)的人特別有用。現(xiàn)在他們可以在一個整潔的文檔中查看他們遺漏的內(nèi)容。

12、建立社區(qū)

您的團隊是一個微型社區(qū)。你們都互相依賴。你們一起朝著相同的倡議努力。你們有彼此的支持，無論是捍衛(wèi)他們還是輕輕推動他們向前發(fā)展。您的會議是建立團隊價值觀和建立個人聯(lián)系的絕佳機會—加深您的社區(qū)。

因此，鼓勵討論，讓每個人都樂于分享他們對公司及其發(fā)展軌跡的看法，并享受看著你的團隊開玩笑并提出可能會奏效的想法。

總結：舉行有效的團隊會議離不開便捷的軟件助手—GOODDEEY會議預約管理系統(tǒng)，讓您在找聯(lián)系人的時候一個按鈕即可掌握，會議通知時，群發(fā)推送即可參會人員收到會議通知。